Trucos para clasificar mejor los proyectos y las tareas

Como denoto mucho en mis post uso constantemente Evernote, lo que pasa es que ya me acostumbre a usarla, y antes tenia un montón de apps intentando organizar las diferentes tareas que ingresaba, ahora solo uso una donde centralizo todo y eso es un gran superpoder para controlar muchos aspectos de mi vida, y de cualquier cosa.

1er Truco: Para clasificar primero tengo áreas de mayor interés como pueden ser:

  1. Nivel Personal
  2. Creencias Religiosas
  3. Salud y Nutricion
  4. Estudio y Formación
  5. Nivel Profesional
  6. Contabilidad
  7. Familia | Hogar
  8. Relaciones Interpersonales
  9. Delegados
  10. Archivo

2do Truco: Sobre esas áreas de mayor interés elaboro otra subclasificación de proyecto como tal, ejemplo:

  • Nivel Personal
    • Daily Planner
    • Libreta de notas Personales
    • Ideas
    • Películas
    • Productividad
    • Quehaceres
    • ToDo
  • Estudio y Formación
    • Formacion
    • Libros por leer
    • Aprender | Investigar | Consultar Varios

Esas son las sub clasificaciones que utilizo, y que se deberían usar como base. Los niveles máximos deben ser de 2, la verdad es innecesario extenderse mas allá, las subclasificaciones que se extiendan a mas niveles, van a generar confusión y desorden a largo plazo.

3er Truco: Uso de Etiquetas.

Una de las equitetas principales que uso es la asignación de tiempo que va a tomar su ejecución. Ejemplo en el nivel superior de Estudios tengo un proyecto de Estudiar Python diariamente asi que le pongo una equiteta asi “60m” que significa que va a tomar (1) una hora. Y así con las demás tareas diarias que tenga asignadas, ya sean que duren 5m 10m 15m 30m, con eso en la vista de tabla de evernote la organizo por tiempo que vaya a tardar esa actividad en especifico y ya está, claro que cuando yo decido en que orden lo quiero hacer. Por que además.

4to Truco: Tengo el Daily Planner al que le consulto cuantas tareas tengo en el dia con el siguiente codigo de busqueda avanzada:

reminderTime:day -reminderTime:day+1 -reminderDoneTime:day-1

Esto lo que hace es mostrarme de todas las notas que hay solo las que tienen recordatorio para el día, es decir hoy mismo…

5to Truco: Orden de Lista Ascendente o Descendente:

Se basa en el anterior y es que las visualizo en forma de lista como si fuera Excel donde las puedo organizar por Titulo, Ubicación (Nivel 2 de Categoría), Etiqueta, Hora del Recordatorio, Ultima Actualización, Sincronizada?, Tamaño de Nota, y como el titulo lo dice se puede poner en orden ascendente o descendente.

6to Truco: El titulo de la nota

Uso los siguienes prefijos para el titulo, donde cada uno me indica a que se refiere cada nota, muy util cuando lo ordeno por título adicional a ello le agrego el | que es un separador para ver más uniforme la vista de tabla.

  • TD : To Do, por hacer en inglés
  • HD : Hábito diario
  • DG : Daily Goal, meta diaria en inglés
  • Cita : Exclusivo para lo que su nombre indica
  • NA : Nota de archivo
  • NC : Notra de consulta

Listo, eso es a nivel de organizar y clasificar las notas que pueden ser proyecto o tareas mas sencillas. La verdad es que una vez se tengas claros estos tips llevarlos a cabo se vuelve una tarea sencilla y que te permite tener control sobre tus actividades diarias, esto hace que la concentración de que tienes en tus propósitos digamos por ejemplo de no estar tanto tiempo en redes sociales ese tiempo se traslada a revisar tus pedientes.

En un próximo post hablaré de los recordatorios y su gestión con el calendario.

Si te parece muy enredado o complicado hazmelo saber estaría encantado de mejorar mis sistema y hacerlo más simple.

Saludos y éxitos

4 Plugins esenciales para Chrome u Edge

Nada se me venia a la mente pensando en editar un post cada día, hasta que mire mi pantalla y me percate de las extensiones que tengo en mi navegador, y creo que me han servido completamente a organizar mejor mis actividades en pantalla.

Son plugins sencillos pero muy prácticos y ellos son:

Evernote Web Clipper:

Web Clipper – Anota, guarda y busca capturas de pantalla y capturas de la web (evernote.com)

Te permite guardar los links de paginas a medida que se esta navegando y si algo es importante lo guardas para mas adelante y tenerlo como referencia en Evernote.

AdBlock:

AdBlock: el mejor bloqueador de anuncios – Chrome Web Store (google.com)

Sirve para bloquear los molestos anuncios y pantallas emergentes que distraen y hacen perder el tiempo.

Marinara:

Marinara: Asistente Pomodoro® – Chrome Web Store (google.com)

Es un excelente pomodoro para controlar el tiempo que le dedicas a alguna actividad. Se puede configurar y lo normal son 25 minutos de actividad y 5 de descanso, lo estuve probando algún tiempo de esa forma pero lo cambié y uso actualmente 45 minutos de actividad y 15 de descanso, cada quien lo configura como le vaya mejor.

Google Traductor:

Google Traductor – Chrome Web Store

Como norma el mejor contenido esta en inglés y esta es de gran importancia pues con un solo clic o con solo seleccionar el texto lo traduce.


Me han sido muy útiles.

Alfa Network AWUS036NH 2000mW Antena Wifi USB

Y pues nada hay que probarlos y ya esta.

¿Evernote vale la pena?

Evernote es una aplicación de notas personales, lo uso bastante por que me ha permitido grabar toda mi información personal y darle alguna gestión. Cada que tomo alguna nota la clasifico para poder hacer un seguimiento, esto por ejemplo alguna diligencia que se extiende por el tiempo, quiero decir que tomará varios días o semanas, por ejemplo un curso de alguna plataforma que deseo hacer, cualquier curso que como dijo alguien “lo hago por que me gusta y por que quiero así no me sirva para nada pero lo hago por que puedo”, así lo dijo. Pero bueno sigo usando Evernote a pesar de sus actualizaciones pobres en su versión Legacy hecha en C++, y aún ahora, que han actualizado a la versión web moderna y elegante usando Electron (Framework de JavaScript para Aplicaciones de Escritorio), que por supuesto les trae mejores posibilidades de iterar y mejorar la aplicación cada semana, sin embargo al día de hoy no me da las prestaciones que tengo en la Legacy.

Pasé por Trello ( solo tableros ), Google Kepp (demasiado simple para mi), Notion (excelente, pero solo para wiki ), Onenote ( de microsoft potente pero no ). De estas que nombro solo quedo con Notion para wiki de cursos y notas de estudio. Al final siempre me quedo con Evernote, aunque si las otras evolucionaran a tal punto de darme las opciones que busco cambiaría. O mas bien podría diseñar mi propia App, me lo he pesando bastante pero aun estoy aprendiendo a programar, no descarto la posibilidad.

Me gusta por que puedo usarlo como gestor de tareas y donde puedo encontrar lo que no recuerdo, es decir un segundo cerebro. Como gestor de tareas puedo poner recordatorios y ponerlos en el calendario de Google con Cronofy lo cual es increíblemente asombroso, ¡ha! pero cómo de tiempo que me consume organizando, poniendo los títulos correctos y clasificarlas, pero creo que al final lo vale.

Tengo mucho que decir pero por ahora lo voy a dejar hasta aquí.

Saludos y éxitos

WhatsApp en el Ordenador

Una de las características mas usadas de WhatsApp para el trabajo en la oficina es la versión de escritorio.

Teniendo la app en el celular es muy fácil iniciar sesión escaneando el código qr.

Enviando una imagen o foto

Para enviar una foto se da clic en la siguiente imagen:

Se debe tener en cuenta que cuando se envía una foto por este medio se reduce la calidad, es decir tiende a verse un poco pixelada, por eso las mismas deben tener buena resolución desde el principio.

Enviando un archivo

Para enviar un archivo se da clic en la siguiente imagen:

Los archivos mas enviados suelen ser Pdf, documentos de Word o Excel.

Esto sin duda aumenta la productividad para quienes trabajan en oficina y deben enviar documentos rápidamente.

Enviando un audio o voz

Para enviar un audio se da clic en el boton del microfono:

Al momento de darle clic aparece el contador y estará grabando.

Si desea cancelar se da en la x roja y si quiere enviar da en el chulo verde.

Conseguir disciplina registrando tu progreso

Pensando en “cosas originales para transmitir” he decidido compartir una plantilla que he ido modificando y mejorando usando la técnica de la mejora constante.

Antes que nada

Es una plantilla que se puede adaptar a cualquier sistema de notas, en mi caso uso Evernote, pero se puede usar con Notion, OneNote u otras (Incluso en Word).

Aquí tengo la plantilla en blanco y en Inglés.

Cuales son sus partes?

  • TITLE : Aquí va el nombre de la tarea o del proyecto.
  • Objetives: El objetivo de ese proyecto.
  • Motivations: Lo que motiva a logarlo.
  • To-Do: Agregas las tareas minúsculas que se deben ir completando para logar ese objetivo.
  • Tracking: Aquí es una tabla para darle seguimiento a la nota.
    • Fecha: del dia en que se ha avanzado.
    • 1 ó 0: A veces lo dejo asi y otras lo cambio por:
    • Duración: donde pongo los minutos que me ha tomado en el día.
    • Observación: Bueno el nombre lo dice.
  • Notes: Alguna que otra nota sencilla que se deba tener en cuenta o muchas notas. (A veces pego un link de Notion donde organizo visualmente la información aprendida)
  • References and Links: Por lo general links muy relacionados al proyecto. (Si por ejemplo estoy estudiando en alguna plataforma dejo el link para login)
  • Comments: De las mas importantes para el seguimiento, donde comento si he dejado de hacer algo o debo mejorar, o simplemente para descargar la mente. (Esto es muy personal, pero los comentarios propios son muy importantes para analizar tiempo después)

Y ahora en real!

Vale!. Aquí va un ejemplo muy valioso por cierto.

Mi plantilla para practicar Inglés:

Cual es el Truco?

Es muy simple, consiste en tener un sistema de recordatorios Diarios, donde se pone la nota como referencia y se ve todos los días, todos los días se actualiza y se le gestiona, así sea solo para correrla de día.

Otro truco es poner el porcentaje de cumplimiento al titulo, en mi caso a la fecha que muestro mi ejemplo llevo un 26%. Interesante ¿Verdad?.

Inténtalo.

Tracking, Disciplina y Motivación.

Evernote como gestor de tareas

Un gestor de tareas debe tener este tipo de consultas básicas.

Evernote maneja:

  • Pilas = Nivel de Jerarquía
  • Libretas = Subnivel de Jerarquía
  • Notas = Objeto (Audio, Texto, Imágenes, Pdf, Recordatorios)

La forma de gestionar tareas es usar las libretas como nombre del Proyecto, y las notas en sí con un titulo de la acción a realizar.

Cada nota es una tarea a la cual se le puede gestionar y comentar. Agregar archivos, poner el recordatorio, y poner en calendario con cronofy. Etiquetar de acuerdo al estado o agregar el tiempo de ejecución.

Este tipo de administración es usado por apps como Todoist, To-Do de Microsoft, Any.do entre otras.

La ventaja de usar evernote es que la versión gratuita permite opciones muy avanzadas que las otras app no tienen.

Pero sus desventajas están en la edición de notas que son de sistema lineal “sin formato” y el formato que se le pueda dar será dado por el usuario. Se queda corto respecto a Notion.

Un apunte muy importante a tener en cuenta es que el objetivo es centralizar todo tipo de tareas en una sola aplicación.

Ahora intenta si te parece esta metodología de tareas…

Cómo crear una cuenta de Evernote

Evernote es una aplicación de las mejores en el manejo de información personal, se compone de una base de datos alimentada por el usuario las cuales son notas, que pueden incluir solo texto, audio, vídeo, documentos, fotos o una combinación de todos. Ofrece una forma sencilla de organización basada en libretas y conjunto de libretas en donde se introducen las notas a las que se les pueden agregar etiquetas al mejor estilo personal y también recordatorios.

La clave para Evernote es precisamente esa, de darle un toque Personal.

Gustav Caves 2020

Una vez entiendas como usar las libretas, las etiquetas y agregar notas, irás avanzando en su uso. Digo avanzando porque me tomó cerca de 8 años descubrir como usarla realmente, ¡no lo puedo creer!, es mucho tiempo desperdiciado, por que no la usé adecuadamente en ese tiempo, solo es en estos últimos meses es donde realmente le he dado un uso constante y avanzado por así decirlo.

Pero bueno vamos al grano como crear una cuenta de evernote.

Paso 1

Ingresas por medio del link de registro que voy a dejar aquí:

Click Aquí

Al hacerlo por este link vas a obtener un (1) mes premium gratis.

Paso 2

Ingresas la cuenta de correo electrónico, una contraseña y luego click en Registro.

Paso 3

Descargas la app en el Play Store de Android o AppStore de Apple e inicias sesión.

Paso 4

Descargas la Aplicacion de escritorio directamente desde la pagina de evernote e inicias sesión.

Paso 5

Comienza a registrar todo absolutamente todo lo que se te ocurra en el día a día, luego el viernes en la noche o sábado revisa las notas y organízalas para la semana siguiente.

Gracias por lee este Post.

En un Próximo voy a explicar la mejor forma de tomar notas en evernote en el ordenador y en móvil.

Recuerda compartir si te ha parecido útil esta información.